Termeni și condiții

Versiunea 1.0, valabilă de la 8 septembrie 2026.

Acești termeni reglementează utilizarea platformei Agentique (https://agentique.eu), oferită de ITAILORS - SOFT S.R.L. Prin crearea unui cont sau prin utilizarea platformei, clientul acceptă acești termeni.

1. Definiții

• „iTailors” sau „noi”: ITAILORS - SOFT S.R.L., persoană juridică română, CUI 48450662, cu sediul social în Calea Aurel Vlaicu, Arad, Județul Arad, România, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2/1018/2023, site https://itailors.eu.
• „Platforma” sau „Serviciul”: Agentique, aplicația disponibilă la https://agentique.eu, împreună cu modulele, interfețele de programare și documentația aferentă.
• „Clientul”: compania sau entitatea în numele căreia a fost creat un spațiu de lucru.
• „Spațiul de lucru”: mediul izolat al unui client în platformă, cu propriul index de căutare, propriul prefix de stocare și propriile date.
• „Utilizator”: persoana fizică ce accesează spațiul de lucru al clientului pe baza unui cont, cu unul dintre rolurile owner, admin, member sau viewer.
• „Conținutul clientului”: documentele, datele, întrebările, memoriile, entitățile, deciziile înregistrate și orice alt material încărcat sau generat în spațiul de lucru la cererea clientului.
• „Rezultate AI”: răspunsurile, extragerile, rezumatele, verdictele și documentele produse de modelele de inteligență artificială pe baza conținutului clientului.
• „Politica de confidențialitate” și „DPA”: documentul care descrie prelucrarea datelor cu caracter personal și, respectiv, acordul de prelucrare a datelor în numele clientului. Ambele fac parte din contract.

2. Contul și codul de invitație

2.1. Accesul la platformă se face pe bază de cont. Crearea primului cont al unui client necesită un cod de invitație emis de iTailors. Codul este destinat clientului căruia i-a fost emis și nu poate fi transmis altor companii.

2.2. Persoana care creează spațiul de lucru devine proprietar (owner). Proprietarul și administratorii (admin) pot invita alți utilizatori prin email și le pot atribui rolurile admin, member sau viewer. Clientul răspunde pentru toate acțiunile efectuate din conturile utilizatorilor săi.

2.3. Datele de cont trebuie să fie corecte și actualizate. Parola este personală. Utilizatorul o păstrează confidențială și ne anunță imediat dacă bănuiește un acces neautorizat.

2.4. Serviciul se adresează exclusiv companiilor și profesioniștilor. Nu este destinat persoanelor sub 18 ani și nu poate fi folosit în calitate de consumator.

3. Perioada de probă și abonamentul

3.1. Fiecare spațiu de lucru nou beneficiază de o perioadă de probă gratuită de 30 de zile. În această perioadă serviciul se oferă „ca atare”, fără garanții de disponibilitate.

3.2. La sfârșitul perioadei de probă accesul continuă doar pe bază de abonament. Dacă nu se activează un abonament, accesul la spațiul de lucru se blochează, iar datele se păstrează și apoi se șterg conform secțiunii 11.

3.3. Prețul abonamentului este cel comunicat clientului la momentul contractării. Plata se face prin factură emisă de iTailors, prin transfer bancar, cu termen de plată de 15 zile de la data emiterii facturii. Platforma nu integrează un procesator de plăți și nu colectează date de card.

3.4. Prețurile nu includ TVA, care se adaugă conform legii. Neplata la scadență dă dreptul iTailors să suspende accesul, după notificare, conform secțiunii 11.

3.5. Abonamentul se reînnoiește pentru perioade egale cu cea inițială, dacă niciuna dintre părți nu îl încetează înainte de sfârșitul perioadei în curs.

4. Ce face serviciul și limitele inteligenței artificiale

4.1. Agentique permite clientului să încarce documente (PDF, DOCX, XLSX, XML, TXT, imagini) și îi pune la dispoziție un asistent AI care le citește, răspunde la întrebări indicând sursa și pagina, extrage date în tabele definite de utilizator, rulează fluxuri programate, reține fapte între conversații și gestionează entități (tabele de date personalizate). Documentele scanate sunt citite prin recunoaștere optică a caracterelor realizată de același model AI.

4.2. Rezultatele AI pot fi greșite, incomplete sau interpretate eronat. Platforma afișează sursa și pagina tocmai pentru ca un om să poată verifica. Clientul rămâne singurul responsabil pentru deciziile luate pe baza rezultatelor AI și pentru verificarea lor înainte de a le folosi în relația cu terți, cu autorități sau în documente cu efecte juridice.

4.3. Rezultatele AI nu constituie consultanță juridică, fiscală, contabilă sau de altă natură profesională.

4.4. Modulul Radar licitații citește anunțuri publice de pe e-licitatie.ro (SEAP/SICAP) și, pe baza documentației, propune un verdict de tip GO, POATE sau NU (GO, MAYBE, NO GO). Verdictele sunt recomandări, nu decizii. Decizia de a participa și depunerea ofertei rămân întotdeauna la om. Platforma nu depune oferte în SEAP și nu acționează în numele clientului în fața autorităților contractante. Orice document generat de platformă (răspunsuri, clarificări, formulare, declarații) trebuie verificat și semnat de o persoană autorizată a clientului înainte de a fi folosit.

4.5. Acțiunile automate (fluxuri programate, trimiteri automate de email sau notificări) se activează numai de client, în mod explicit, și pot fi oprite oricând din aplicație. Clientul răspunde pentru configurarea și pentru efectele acțiunilor automate pe care le activează.

4.6. Nu antrenăm modele AI pe conținutul clientului. Nu vindem conținutul clientului și nu îl folosim în alte scopuri decât prestarea serviciului. Modelele AI (Anthropic Claude și Amazon Titan) sunt furnizate prin Amazon Bedrock, în regiuni AWS din Uniunea Europeană. Amazon Bedrock nu stochează prompturile și răspunsurile și nu le folosește pentru antrenare, iar datele nu ajung la Anthropic.

5. Obligațiile clientului

5.1. Conținut legal. Clientul încarcă doar conținut pe care are dreptul să îl folosească și să îl prelucreze în acest mod. Clientul garantează că deține drepturile necesare asupra documentelor și că încărcarea lor în platformă nu încalcă drepturi de proprietate intelectuală, obligații de confidențialitate sau legislația privind protecția datelor.

5.2. Utilizări interzise. Este interzisă folosirea platformei pentru: conținut ilegal sau care încalcă drepturile terților; programe malițioase; încercări de a accesa datele altor clienți sau infrastructura iTailors; testarea securității fără acordul nostru scris; extragerea sistematică a serviciului pentru a construi un produs concurent; suprasolicitarea deliberată a sistemului.

5.3. Utilizatori autorizați. Clientul se asigură că doar persoanele autorizate au acces la spațiul de lucru, atribuie rolurile potrivite și retrage accesul persoanelor care părăsesc compania. Clientul răspunde pentru respectarea acestor termeni de către utilizatorii săi.

5.4. Date personale din documente. Când documentele conțin date personale (de exemplu CV-uri ale angajaților, date ale clienților sau furnizorilor), clientul este operatorul acestor date și se asigură că are un temei legal pentru prelucrare. iTailors le prelucrează în numele clientului, conform DPA.

5.5. Acces programatic (MCP) și chei API. Clientul poate emite chei de acces programatic pentru a conecta platforma la instrumentele sale, prin protocolul MCP. Cheile sunt stocate de noi doar sub formă de hash și nu pot fi recuperate după emitere. Clientul le păstrează în siguranță, le rotește când este cazul și le revocă imediat dacă bănuiește compromiterea lor. Orice acțiune realizată cu o cheie validă este considerată acțiunea clientului.

6. Integrări terțe activate de client

6.1. Platforma include module opționale care conectează servicii ale terților. Fiecare modul se activează doar de client, în mod explicit, și poate fi dezactivat oricând.

6.2. Google Drive și Google Sheets. Conectarea se face prin OAuth, în contul Google al clientului. Datele schimbate cu Google sunt guvernate de termenii și politicile Google și pot implica transfer către Google în Statele Unite, în baza clauzelor contractuale standard sau a Cadrului de confidențialitate a datelor (Data Privacy Framework) la care Google aderă. Clientul poate revoca accesul oricând, din aplicație sau din contul Google.

6.3. SPV / e-Factura ANAF. Modulul descarcă facturile clientului din Spațiul Privat Virtual, folosind certificatul calificat al clientului. Clientul răspunde pentru valabilitatea certificatului și pentru dreptul de a-l folosi. iTailors nu transmite documente către ANAF în numele clientului.

6.4. Radar licitații (SEAP/SICAP). Modulul citește anunțuri publice de pe e-licitatie.ro, inclusiv datele de contact ale autorităților contractante, care sunt informații publice. Se aplică regulile de la secțiunea 4.4.

6.5. Canale de mesagerie. Conectorii WhatsApp, Messenger și Slack se activează numai de către client, cu conturile proprii ale clientului; implicit sunt active doar chatul din aplicație și asistentul integrabil (iframe). Când clientul conectează un canal de mesagerie, mesajele schimbate prin acel canal sunt supuse și termenilor furnizorului canalului.

6.6. iTailors nu răspunde pentru funcționarea, disponibilitatea sau modificările serviciilor terților și nici pentru consecințele întreruperii lor.

7. Date și confidențialitate

7.1. Prelucrarea datelor cu caracter personal este descrisă în Politica de confidențialitate. Pentru datele din conținutul clientului, unde clientul este operator și iTailors persoană împuternicită, se aplică DPA, care face parte din contract.

7.2. Datele sunt găzduite pe infrastructura Amazon Web Services în regiunea eu-central-1 (Frankfurt, Germania). Modelele AI rulează în regiuni AWS din Uniunea Europeană. În funcționarea de bază nu are loc niciun transfer în afara Uniunii Europene sau a Spațiului Economic European. Excepție fac integrările activate de client, conform secțiunii 6.

7.3. Fiecare client are un spațiu de lucru izolat: index de căutare separat, prefix de stocare separat și date separate. Utilizatorii unui client nu au acces la datele altui client.

7.4. Confidențialitate reciprocă. Fiecare parte păstrează confidențiale informațiile nepublice primite de la cealaltă parte în legătură cu contractul și le folosește doar pentru executarea acestuia. Obligația continuă și după încetarea contractului.

7.5. Controlul clientului. Utilizatorii pot șterge documente, memorii, entități și conversații direct din aplicație. La încetarea contractului, datele clientului se șterg conform secțiunii 11.

7.6. Incidente de securitate. Dacă un incident afectează datele personale prelucrate în numele clientului, îl notificăm fără întârzieri nejustificate, în cel mult 72 de ore de la luarea la cunoștință, și îi oferim informațiile necesare pentru a-și îndeplini propriile obligații legale.

8. Proprietate intelectuală

8.1. Platforma, inclusiv codul, designul, marca Agentique, documentația și toate îmbunătățirile, aparține iTailors sau licențiatorilor săi. Clientul primește un drept neexclusiv, netransferabil, limitat la durata contractului, de a folosi platforma pentru activitatea sa internă.

8.2. Conținutul clientului rămâne al clientului. iTailors primește doar licența neexclusivă necesară pentru a găzdui, indexa, prelucra și afișa conținutul în scopul prestării serviciului, pe durata contractului.

8.3. Rezultatele AI produse pe baza conținutului clientului pot fi folosite de client fără restricții din partea iTailors, în limitele legii și ale drepturilor terților.

8.4. Clientul nu copiază, nu decompilează, nu modifică și nu creează lucrări derivate pe baza platformei, cu excepția cazurilor permise expres de lege.

9. Disponibilitate și suport

9.1. În perioada de probă serviciul se oferă „ca atare”, fără angajament de disponibilitate.

9.2. Pentru abonamente, în perioada beta serviciul se oferă fără un nivel de disponibilitate garantat, pe bază de efort rezonabil (best effort).

9.3. Platforma este în prezent într-un mediu de dezvoltare (beta) și poate fi indisponibilă noaptea, între 23:30 și 09:00 ora României, pentru mentenanță. Lucrările de mentenanță planificate se anunță în prealabil, în aplicație sau prin email, ori de câte ori este posibil.

9.4. Suportul se oferă prin email, la adresa afișată pe site la „Contact suport”, în zilele lucrătoare. Ne străduim să răspundem în termen rezonabil.

10. Răspundere

10.1. Răspunderea totală a iTailors față de client, din orice cauză legată de contract, este limitată la valoarea abonamentului plătit efectiv de client în cele 12 luni anterioare evenimentului care a generat răspunderea. În perioada de probă, în care nu se plătește nimic, răspunderea iTailors este limitată la ceea ce legea nu permite să fie exclus.

10.2. iTailors nu răspunde pentru daune indirecte, pierderi de profit, de afaceri, de date (altele decât cele cauzate de încălcarea obligațiilor din DPA) sau de reputație, și nici pentru deciziile luate de client pe baza rezultatelor AI.

10.3. Nimic din acești termeni nu exclude și nu limitează răspunderea pentru dol sau culpă gravă, pentru vătămări corporale sau pentru alte situații în care legea nu permite limitarea.

10.4. Clientul despăgubește iTailors pentru pretențiile terților care rezultă din conținutul clientului, din încălcarea secțiunii 5 sau din utilizarea platformei cu încălcarea legii.

10.5. Forță majoră. Niciuna dintre părți nu răspunde pentru neexecutarea cauzată de evenimente în afara controlului său rezonabil.

11. Suspendare și încetare

11.1. Clientul poate înceta contractul oricând, cu efect la sfârșitul perioadei de abonament plătite, printr-o notificare trimisă la adresa de suport sau din aplicație. Sumele plătite nu se restituie pentru perioada rămasă.

11.2. iTailors poate suspenda accesul clientului, cu notificare prealabilă prin email sau în aplicație, în caz de: neplată la scadență; încălcare a secțiunii 5; risc de securitate pentru platformă, pentru alți clienți sau pentru terți; solicitare a unei autorități. În situații urgente de securitate suspendarea poate fi imediată, notificarea urmând cât mai curând posibil.

11.3. Dacă motivul suspendării nu este remediat într-un termen rezonabil de la notificare, iTailors poate înceta contractul.

11.4. Oricare parte poate înceta contractul pentru încălcarea gravă a obligațiilor de către cealaltă parte, dacă încălcarea nu este remediată în termen de 15 zile de la notificare.

11.5. Efectele încetării. La încetare, accesul la spațiul de lucru se închide. Clientul poate exporta datele înainte de data încetării, iar la cerere îl ajutăm cu exportul în perioada de preaviz. Datele clientului se șterg în 30 de zile de la încetare, cu excepția datelor pe care avem obligația legală să le păstrăm (de exemplu documentele de facturare, 10 ani, conform Legii contabilității nr. 82/1991) și a copiilor de siguranță, care expiră în încă 7 zile după ștergere.

12. Modificarea termenilor

12.1. Putem modifica acești termeni. Modificările se comunică cu cel puțin 30 de zile înainte de intrarea în vigoare, prin email către owner sau prin notificare în aplicație.

12.2. Dacă clientul nu este de acord cu modificările, poate înceta contractul înainte de data intrării lor în vigoare, fără penalități. Continuarea utilizării după această dată înseamnă acceptarea noilor termeni.

12.3. Versiunea curentă a termenilor este publicată pe https://agentique.eu. Versiunea acceptată de client și data acceptării se înregistrează la crearea contului.

13. Legea aplicabilă și instanțele

13.1. Contractul este guvernat de legea română, inclusiv Codul civil, Legea nr. 365/2002 privind comerțul electronic și legislația privind protecția datelor (Regulamentul (UE) 2016/679 și Legea nr. 190/2018).

13.2. Părțile încearcă să rezolve pe cale amiabilă orice neînțelegere, în 30 de zile de la notificarea scrisă. Dacă nu reușesc, litigiul se soluționează de instanțele competente din Arad, România.

13.3. Acești termeni, împreună cu Politica de confidențialitate, DPA și oferta comercială acceptată de client, reprezintă întregul acord dintre părți cu privire la platformă. În caz de conflict prevalează, în ordine: DPA (pentru datele personale), oferta comercială (pentru preț și SLA), acești termeni.

13.4. În caz de diferențe între versiunea în limba română și cea în limba engleză, prevalează versiunea în limba română.

14. Contact

ITAILORS - SOFT S.R.L., CUI 48450662, sediul social Calea Aurel Vlaicu, Arad, Județul Arad, România, Registrul Comerțului nr. J2/1018/2023.

Suport și întrebări despre acești termeni: adresa afișată pe https://agentique.eu la „Contact suport”.

Site-ul operatorului: https://itailors.eu.