Versiunea 1.0, valabilă de la 8 septembrie 2026.

Document pentru instituțiile publice și companiile care integrează Asistentul web Agentique pe propriul site. Trei părți: fișa produsului, condițiile specifice pentru instituția care îl integrează și nota de afișat pentru vizitatori.

Furnizorul serviciului este ITAILORS - SOFT S.R.L. („iTailors”), CUI 48450662, cu sediul social în Calea Aurel Vlaicu, Arad, Județul Arad, România, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2/1018/2023. Site: https://agentique.eu. Contact pentru suport și protecția datelor: adresa afișată pe site la „Contact suport”.

A. Fișa produsului

1. Ce este

Asistentul web Agentique v1 este un chatbot pe care instituția îl afișează pe site-ul propriu. Vizitatorii pun întrebări în limbaj obișnuit, iar asistentul răspunde exclusiv pe baza documentelor pe care instituția le-a publicat în spațiul său de lucru Agentique: regulamente, formulare, hotărâri, ghiduri, liste de taxe.

Fiecare răspuns indică documentul și pagina, astfel încât vizitatorul să poată verifica sursa. Informația oficială rămâne documentul citat, nu textul generat.

2. Ce face

Răspunde la întrebări folosind numai documentele puse la dispoziție de instituție (PDF, DOCX, XLSX, XML, TXT, imagini scanate).
Citează sursa: numele documentului și pagina.
Spune când nu găsește răspunsul în documente, în loc să improvizeze.
Răspunde în limba în care este pusă întrebarea, în română sau în engleză.

3. Ce nu face

Nu navighează pe internet și nu folosește alte surse decât documentele instituției.
Nu ia decizii în numele instituției și nu emite acte, avize sau aprobări.
Nu depune cereri, sesizări sau petiții și nu are acces la sistemele interne ale instituției.
Nu cere vizitatorului cont, nume sau alte date de identificare și nu stochează astfel de date; vizitatorul nu trebuie să se autentifice.
Nu este folosit pentru antrenarea modelelor AI.
Răspunsurile pot fi greșite sau incomplete, motiv pentru care sursa este afișată mereu.

4. Cum se instalează

Instituția primește de la iTailors un fragment de cod pe care îl adaugă în paginile site-ului unde dorește să apară asistentul: un script HTML configurat cu identificatorul spațiului de lucru dedicat asistentului, cu opțiuni pentru limbă, culoare, poziție și textul de întâmpinare.

Persoanele desemnate încarcă documentele în spațiul de lucru Agentique al instituției. Instituția decide ce documente sunt disponibile asistentului web punându-le în spațiul de lucru dedicat acestuia (asistentul răspunde din întregul spațiu de lucru, nu pe bază de selecție pe document) și le poate actualiza sau retrage oricând.

5. Unde sunt datele

Găzduire: Amazon Web Services, regiunea eu-central-1 (Frankfurt, Germania): fișiere (S3), bază de date (RDS MySQL), căutare (OpenSearch), servere de aplicație (ECS), cozi (Redis).
Modele AI: Anthropic Claude și Amazon Titan prin Amazon Bedrock, în regiuni AWS din UE (Frankfurt, Irlanda, Paris, Stockholm, Milano, Spania). Bedrock nu stochează prompturile și răspunsurile și nu le folosește la antrenare; datele nu ajung la Anthropic.
Fiecare instituție are un spațiu de lucru izolat: index de căutare și prefix de stocare separate de ale altor clienți.
Criptare: TLS în tranzit; la repaus, fișierele din S3 cu criptare pe server (AES-256) pe toate bucket-urile, baza de date RDS criptată, iar secretele aplicației protejate cu AWS KMS.
Jurnale tehnice: AWS CloudWatch, retenție 7 zile.
Nu există transfer în afara UE/SEE în funcționarea de bază. Conectarea opțională la Google Drive/Sheets poate implica transfer către Google (SUA); asistentul web nu o necesită.

6. Cerințele uzuale ale instituțiilor publice

Cerință	Cum este îndeplinită
Date găzduite în UE	Stocare și procesare în AWS Frankfurt; modelele AI rulează în regiuni AWS din UE.
Fără transfer în afara UE	Niciun transfer în funcționarea de bază. Google intervine doar dacă instituția conectează Drive/Sheets, ceea ce asistentul web nu necesită.
Jurnal al conversațiilor la cerere	Conversațiile vizitatorilor se păstrează 30 de zile, pentru asistență tehnică și pentru consultare de către instituție, apoi se șterg; instituția poate cere ștergerea mai devreme. În această perioadă se pun la dispoziția instituției la cerere.
Export și ștergere	Instituția șterge documente și conversații din aplicație. Export la cerere, în format JSON (și CSV pentru tabele), în cel mult 10 zile lucrătoare. La încetarea contractului, datele se șterg în 30 de zile; copiile de siguranță expiră în încă 7 zile.
Acces pe roluri	Roluri owner, admin, member, viewer în spațiul de lucru; invitații prin email; cheile API sunt stocate doar ca hash.
Incident de securitate notificat în 72 de ore	Vezi partea B, punctul 7.
Fără antrenare, fără vânzare de date	iTailors nu antrenează modele pe datele instituției și nu vinde date.
Fără instrumente de urmărire	Platforma nu folosește Google Analytics, pixeli sau alte scripturi terțe. Fragmentul de cod folosește localStorage în browserul vizitatorului doar pentru a păstra conversația curentă; nu setează cookie-uri și nu urmărește vizitatorul.

B. Condiții specifice pentru instituția care integrează asistentul

1. Rolurile părților

Pentru datele vizitatorilor site-ului și pentru conținutul documentelor publicate, instituția este operator, iar iTailors este persoană împuternicită (procesor). iTailors prelucrează aceste date numai pe instrucțiunile instituției, în condițiile Acordului de prelucrare a datelor (DPA).

Pentru datele conturilor utilizatorilor instituției (nume, email, rol, limbă, jurnale de activitate) și datele de facturare, iTailors este operator, conform Politicii de confidențialitate.

2. Nota pentru vizitatori

Instituția afișează nota din partea C lângă chatbot, vizibil înainte de prima întrebare, completând denumirea sa și linkul către propria politică de confidențialitate. Textul poate fi adaptat, cu condiția să rămână informația că vizitatorul discută cu un asistent automat, că răspunsurile provin din documente publicate și pot conține erori, ce date se prelucrează și unde se găsește politica.

3. Conținutul publicat

Instituția răspunde pentru documentele pe care le pune la dispoziția asistentului: corectitudine, actualitate, legalitatea publicării și, dacă acestea conțin date personale, temeiul prelucrării lor. iTailors nu verifică și nu editează conținutul. Instituția retrage sau actualizează documentele care nu mai sunt valabile.

4. Jurnale

Conversațiile vizitatorilor se păstrează 30 de zile, pentru asistență tehnică și pentru ca instituția să le poată consulta, apoi se șterg; instituția poate cere ștergerea mai devreme. Accesul la jurnale se face pe roluri, de persoanele desemnate de instituție. Jurnalele tehnice se păstrează în AWS CloudWatch pentru 7 zile, în scop de securitate.

5. Export

La cererea instituției, iTailors pune la dispoziție documentele încărcate și, dacă sunt păstrate, conversațiile, în format JSON (și CSV pentru tabele), în cel mult 10 zile lucrătoare de la cerere.

6. Ștergere

Instituția poate șterge oricând documente, conversații, memorii și entități din aplicație. La încetarea contractului, iTailors șterge datele instituției în 30 de zile de la încetare (copiile de siguranță expiră în încă 7 zile), cu excepția documentelor de facturare, păstrate 10 ani conform Legii contabilității nr. 82/1991.

7. Incident de securitate

Dacă iTailors constată o încălcare a securității care afectează datele instituției, notifică instituția fără întârzieri nejustificate și în cel mult 72 de ore de la constatare. Notificarea descrie natura incidentului, categoriile de date și de persoane afectate, măsurile luate și cele recomandate. iTailors sprijină instituția în notificarea ANSPDCP și, dacă este cazul, a persoanelor vizate.

8. Drepturile persoanelor vizate

Cererile vizitatorilor privind datele lor (acces, ștergere, opoziție și celelalte drepturi prevăzute de GDPR) sunt gestionate de instituție. iTailors asistă instituția ca să poată răspunde în 30 de zile.

9. Subprocesatori

Amazon Web Services EMEA SARL (găzduire, Amazon Bedrock). Google, numai dacă instituția conectează Drive/Sheets. Lista completă și procedura de notificare a modificărilor sunt în DPA.

10. Disponibilitate

În perioada de probă serviciul se oferă „ca atare”. Nivelul de disponibilitate pentru abonamente: în perioada beta serviciul se oferă fără garanție de disponibilitate (best effort). Mediul actual este de tip beta, cu oprire programată pe timpul nopții, între 23:30 și 09:00 ora României, pentru mentenanță; instituția trebuie să țină cont de acest lucru înainte de a afișa asistentul publicului.

11. Documente aplicabile

Acest document se completează cu Termenii și condițiile Agentique, Politica de confidențialitate și Acordul de prelucrare a datelor (DPA), disponibile la https://agentique.eu/legal/termeni, https://agentique.eu/legal/confidentialitate și https://agentique.eu/legal/dpa. Pentru prelucrarea datelor personale, prevederile DPA prevalează. Se aplică legea română; litigiile se soluționează de instanțele din România. Modificările se notifică cu 30 de zile înainte, prin email sau în aplicație.

C. Nota pentru vizitatori

De afișat de instituție lângă chatbot, înlocuind textul dintre paranteze drepte.

Discutați cu un asistent automat, nu cu un funcționar. Răspunsurile sunt generate de un program pe baza documentelor publicate de [denumirea instituției] și pot conține erori sau omisiuni. Fiecare răspuns indică documentul și pagina de unde provine informația. Pentru informații oficiale, consultați documentul citat sau contactați instituția.

Întrebările pe care le scrieți și date tehnice despre conexiune (adresa IP, tipul browserului) sunt prelucrate în numele instituției de furnizorul serviciului, iTailors, pe servere din Uniunea Europeană. Nu sunt folosite pentru antrenarea modelelor AI. Vă rugăm să nu introduceți date personale, cum ar fi CNP, date bancare sau informații medicale.

Detalii despre prelucrarea datelor și drepturile dumneavoastră găsiți în politica de confidențialitate: [adresa politicii de confidențialitate a instituției].

Asistent web Agentique v1