Ce ascunde arhiva ta e-Factura (și cum o întrebi)

În fiecare lună, dosarul cu facturi din SPV mai crește puțin. Fișiere cu nume criptice, pe care nu le deschide nimeni, pentru că XML-ul nu a fost făcut pentru ochi de om. Și totuși, acolo e toată viața de achiziții a firmei tale: cine ți-a facturat, cât, când, cu ce scadență și cu ce TVA.

e-Factura a avut un efect secundar pe care puține firme îl folosesc cu adevărat. Pentru prima dată, fiecare factură primită există într-un format pe care o mașină îl citește perfect. Date curate și structurate, nu o hârtie scanată strâmb. Singura problemă: tu nu citești XML. Un asistent AI, da.

Sunt două drumuri de la SPV la răspunsuri: cel automat și cel manual.

Drumul automat: conectezi SPV o singură dată

În Setări, un administrator al spațiului de lucru conectează contul SPV al firmei: o autorizare unică, în browser, cu certificatul calificat al firmei. În perioada pilot, acest pas îl parcurgem împreună, la configurarea inițială. De atunci încolo, facturile e-Factura primite sunt preluate automat de câteva ori pe zi: descărcate, citite, recunoscute ca facturi, sortate, cu datele cheie extrase. Nimic de descărcat sau de mutat manual.

Și asistentul știe de conexiune. „Când s-a sincronizat SPV ultima dată?" primește un răspuns adevărat, iar „adu facturile acum" pornește o sincronizare pe loc, fără să aștepți următoarea programată.

Drumul manual: arhiva, cu mâna ta

Nu ai încă conexiunea, sau ai o arhivă mai veche de adus? O descarci din SPV și o încarci în Agentique: merge și un zip întreg, cu până la 100 de fișiere odată, deci o lună se încarcă de obicei dintr-o singură mișcare. De aici încolo, cele două drumuri se unesc: fiecare XML e citit, recunoscut ca factură, sortat, iar datele cheie sunt extrase.

Apoi întrebi. În cuvintele tale, nu în limbaj contabil:

• „Cât am cumpărat de la furnizorul X în iulie, în total?"
• „Ce facturi au scadența săptămâna viitoare?"
• „Cât TVA a fost pe facturile primite luna trecută?"

Fiecare răspuns vine cu link către factura-sursă, deci orice cifră se verifică dintr-un click. Iar totalurile sunt calculate, nu ghicite: când asistentul adună sume, folosește unealta lui de calcul, așa cum tu ai lua calculatorul.

Mai mult decât întrebări

Dacă vrei situația mereu la zi, nu doar la cerere: un tabel de furnizori pe care asistentul îl completează și îl actualizează pe măsură ce lucrezi, un raport săptămânal programat cu facturile noi și scadențele care se apropie, și memorie pentru regulile tale, spuse o singură dată („facturile de la X merg pe centrul de cost Y") și păstrate.

Limitele, spuse clar

Conexiunea SPV se activează împreună cu noi, în perioada pilot: autorizarea unică la ANAF cere certificatul calificat al firmei, iar pasul îl parcurgem împreună la configurarea inițială. Arhivele încărcate manual pot avea cel mult 100 de fișiere fiecare; o lună mai mare o împarți în două. Și, ca peste tot în Agentique, nimic nu pleacă din spațiul de lucru fără confirmarea ta.